Eine unbesetzte Stelle spart kein Geld, sie kostet welches. Zu den sichtbaren Kosten wie Überstunden und Fremdleistungen kommen unsichtbare: entgangene Aufträge, sinkende Qualität und ein überlastetes Team. Je länger die Stelle offen bleibt, desto stärker steigen diese Kosten. Wer sie einmal durchrechnet, trifft Recruiting-Entscheidungen deutlich klarer.
Der Denkfehler: „Die Stelle kostet gerade nichts“
Solange eine Stelle offen ist, fließt kein Gehalt. Auf den ersten Blick sieht das nach einer Ersparnis aus. Doch die Arbeit verschwindet nicht, nur weil niemand da ist, der sie erledigt. Sie wird verteilt, verschoben oder bleibt liegen. Und genau das kostet Geld, oft deutlich mehr als das eingesparte Gehalt.
Die sichtbaren Kosten
Einige Kosten tauchen direkt in Ihrer Buchhaltung auf. Sie sind leicht zu erkennen, werden aber selten der offenen Stelle zugeordnet:
- Überstunden und Zuschläge für die Kollegen, die die Arbeit auffangen
- Fremdleistungen, Leiharbeit oder Subunternehmer als Notlösung
- Kosten für Stellenanzeigen, die keine passenden Bewerber bringen
- Zeit von Geschäftsführung und Führungskräften für Suche, Sichtung und Gespräche
Die unsichtbaren Kosten
Deutlich teurer sind die Kosten, die in keiner Rechnung stehen. Sie zeigen sich erst mit Verzögerung, dafür umso stärker:
- Aufträge, die Sie verschieben oder ablehnen müssen, obwohl die Nachfrage da ist
- Längere Wartezeiten und sinkende Qualität, die Ihre Kunden spüren
- Ein überlastetes Team, in dem die Stimmung kippt und Fehler häufiger werden
- Leistungsträger, die sich wegen der Dauerbelastung selbst nach etwas Neuem umsehen
Der letzte Punkt ist der gefährlichste: Aus einer offenen Stelle werden schnell zwei. Und jede weitere Kündigung verstärkt die Belastung für den Rest des Teams.
Ein Rechenbeispiel
Wie hoch die Kosten konkret sind, hängt von Branche, Position und Auslastung ab. Das folgende Beispiel zeigt die Größenordnung für einen Servicetechniker in einem gut ausgelasteten Betrieb. Die Werte sind beispielhafte Annahmen:
- 1Entgangener Deckungsbeitrag
Aufträge, die nicht oder später ausgeführt werden, etwa 4.000 € pro Monat.
- 2Überstunden und Zuschläge
Die Kollegen fangen einen Teil der Arbeit auf, etwa 1.200 € pro Monat.
- 3Zusatzaufwand
Organisation, Umplanung und Notlösungen, etwa 800 € pro Monat.
Zusammen sind das in diesem Beispiel rund 6.000 € pro Monat. Bleibt die Stelle drei Monate offen, kostet sie den Betrieb rund 18.000 €, ohne dass ein einziger Euro Gehalt geflossen ist. Wie hoch die Kosten für Ihre Stelle ungefähr sind, berechnen Sie in einer Minute mit unserem Vakanzkosten-Rechner.
Warum die Kosten jeden Monat steigen
Eine offene Stelle kostet nicht jeden Monat gleich viel. Im ersten Monat fangen die Kollegen noch vieles auf. Im zweiten Monat müssen erste Aufträge verschoben werden. Ab dem dritten Monat wandern Kunden ab, und die Belastung im Team wird zum Risiko. Aus einer offenen Stelle wird so schrittweise eine Abwärtsspirale, die sich mit jeder Woche schwerer aufhalten lässt.
Was das für Ihre Recruiting-Entscheidung bedeutet
Viele Betriebe vergleichen Recruiting-Lösungen nur nach ihrem Preis. Aussagekräftiger ist die Frage, wie schnell eine Lösung die Stelle tatsächlich besetzt. Eine günstige Anzeige, die nach drei Monaten keine passende Bewerbung gebracht hat, ist am Ende oft die teuerste Variante. Die teuerste Stelle ist die, die offen bleibt.
- Wissen Sie, wie viel Umsatz Ihnen die offene Stelle pro Monat kostet?
- Haben Sie die Überstunden im Team im Blick, die durch die Vakanz entstehen?
- Mussten Sie bereits Aufträge verschieben oder ablehnen?
- Gibt es Leistungsträger, die durch die Mehrarbeit an ihre Grenzen kommen?
Fazit
Eine unbesetzte Stelle ist kein Sparprogramm, sondern ein Kostenfaktor, der mit jedem Monat wächst. Wer die Kosten einmal ehrlich durchrechnet, sieht schnell: Es lohnt sich, eine Stelle schnell und mit einem verlässlichen Vorgehen zu besetzen. Wie das funktioniert, lesen Sie in unserem Artikel Warum Fachkräfte-Stellen so lange unbesetzt bleiben.
Häufige Fragen zum Thema
Wie berechne ich die Kosten einer offenen Stelle?
Addieren Sie den entgangenen Deckungsbeitrag durch nicht ausgeführte Aufträge, die Mehrkosten durch Überstunden und Fremdleistungen sowie den zusätzlichen Organisationsaufwand. Multiplizieren Sie das mit der Anzahl der Monate, die die Stelle bereits offen ist oder voraussichtlich offen bleibt.
Spart eine unbesetzte Stelle nicht Personalkosten?
Nur auf dem Papier. Das eingesparte Gehalt wird in der Regel durch entgangene Aufträge, Überstunden und Notlösungen mehr als aufgezehrt. Hinzu kommt das Risiko, dass weitere Mitarbeiter wegen der Mehrbelastung kündigen.
Ab wann wird eine Vakanz kritisch?
Spätestens, wenn Aufträge verschoben oder abgelehnt werden müssen oder das Team dauerhaft Überstunden leistet. In vielen Betrieben ist das bereits nach wenigen Wochen der Fall.
Hinweis zu den Zahlen: Das Rechenbeispiel beruht auf beispielhaften Annahmen und dient der Veranschaulichung. Die tatsächlichen Kosten hängen von Branche, Position, Region und Auslastung Ihres Betriebs ab. Stand: Oktober 2026.
Robin Rettka hat mit seinem Team über 130 mittelständische Betriebe aus Industrie, Produktion, Handel und Handwerk bei der Gewinnung von Fachkräften begleitet. Als BAFA-akkreditierte Unternehmensberatung verbindet RR Digital strategische Beratung mit der praktischen Umsetzung im Recruiting, aus über 350 Projekten und mehr als 500 erfolgreichen Einstellungen.
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